Outlook 仕分けルールが実行されない場合の対処方法

あなたもOutlookで仕分けルールを設定して、受信トレイを自動整理したいと考えているかもしれませんね。しかし、設定しているにもかかわらず、メールが思うように仕分けられていないことがあります。そんな時は、仕分けルールの容量オーバーが原因かもしれません。

仕分けルールは、ルールの数や条件の多さによって容量が増えていきます。そのため、仕分けルールの容量オーバーが起こると、ルールが正しく動作しなかったり、新たなルールを追加できなかったりすることがあります。

そこで本記事では、仕分けルールの容量オーバーが起こる原因と、その解決方法について解説します。あなたも仕分けルールをスマートに活用し、メールの管理を効率的に行いましょう。

仕分けルールについて

Outlookの仕分けルールを使うことで、以下のような事ができます。

  • 特定の差出人からのメールを特定のフォルダに自動仕分けする
  • 特定の件名を持つメールを自動的に削除する
  • 特定のキーワードを含むメールを自動的に既読状態にする

など様々な使い方があります。※これだけではありません

Outlookの仕分けルールを使いこなして、効率的なメールの管理を実現しましょう。

メールが仕分けされない・・・

Outlookのメールが仕分けされない・・・という事象について解説します。

まず確認してみてください

Outlookの自動仕分けが正常に機能しない場合、以下のいくつかの原因が考えられます。問題を解決するために、以下の手順を試してみてください。

  1. ルールの優先順位を確認する:
    • 複数のルールが存在する場合、上から順に評価されます。条件が競合している場合、最初に一致したルールが適用されます。必要に応じてルールの優先順位を変更してみてください。
  2. 条件の正確性を確認する:
    • ルールの条件が正確であることを確認してください。誤って条件を指定していると、仕分けが正しく行われない可能性があります。
  3. 例外条件を確認する:
    • 例外条件が設定されている場合、これが仕分けを阻害することがあります。例外条件を確認し、必要に応じて調整してみてください。
  4. フォルダが存在するか確認する:
    • ルールで指定したフォルダが存在しない場合、メールを移動できません。フォルダが正しく設定されているか確認してください。
  5. Outlookが更新されているか確認する:
    • Outlookが最新のバージョンに更新されていることを確認してください。時折、アプリケーションの更新が問題を解決することがあります。
  6. ルールのログを確認する:
    • Outlookのルールには、適用される際のログがあります。これを確認することで、ルールがどのように評価されているかを理解できます。
  7. アンチスパム機能との競合を確認する:
    • Outlookのアンチスパム機能が有効になっている場合、これがルールと競合することがあります。アンチスパム機能を一時的に無効にして、問題が解消されるか確認してみてください。

 

上記に該当しない場合は、以降の内容が当てはまるかもしれません。

仕分けルールの容量制限?

Outlookの仕分けルールは 256KB までの容量制限があります。

細かくいろいろ設定していると、これを超えてしまうことがあります。ん~微妙な仕様ですね。

うちの会社だと、仕訳ルールの設定を凝りまくっている人が多々いらっしゃいまして、たまにお問い合わせいただくこともあります。
筆者なんて、受信トレイ → 読み終わったらアーカイブ (終わり)  なんですけどね。。。

脱線しちゃいましたが、この仕訳ルールの容量を超えると

仕分けルールが効かない

ことが、あります。。。

Microsoft 365 Personal(15ヶ月版)|オンラインコード版

ちゃんとルールが反映しているのか、確認してみる

OWA(Outlook Web Access) で仕分けルールを確認してみてください。

すると以下のようなメッセージが表示されていませんか?

”選択したルールは現在表示できません。デスクトップ版Outlookで表示してください。低優先メール用に作成したルールを編集することはできません”

このメッセージが出るということは、

デスクトップ版で見ると、正しく設定されているように見えるが、ルールは容量オーバーでちゃんと反映されていない。(可能性が高い)

仕分けルールの容量チェック

容量の使用量をチェックする方法は無い

しかし使用量の目安は、仕分けルールをエクスポートすることで知ることはできます。

ホーム ルール 仕分けルールの通知と管理 オプション

オプションウインドウで 仕訳ルールをエクスポート

拡張子rwzの形式で保存を求められるので、適当に名前を付けて保存。

保存したファイルを右クリック→プロパティで容量を確認しよう。

すると容量が確認できる。256KB超過の目安になはなりますので。
Outlook-rwz-size

対処方法は?

仕分けルールをいくつか削除しよう

容量上限の256KBは拡張できないので不要なルールを削るくらいしか方法が無いのだ。