あなたもOutlookで仕分けルールを設定して、受信トレイを自動整理したいと考えているかもしれませんね。しかし、設定しているにもかかわらず、メールが思うように仕分けられていないことがあります。そんな時は、仕分けルールの容量オーバーが原因かもしれません。
仕分けルールは、ルールの数や条件の多さによって容量が増えていきます。そのため、仕分けルールの容量オーバーが起こると、ルールが正しく動作しなかったり、新たなルールを追加できなかったりすることがあります。
そこで本記事では、仕分けルールの容量オーバーが起こる原因と、その解決方法について解説します。あなたも仕分けルールをスマートに活用し、メールの管理を効率的に行いましょう。
仕分けルールについて
Outlookの仕分けルールを使うことで、以下のような機能があります。
- 特定の差出人からのメールを特定のフォルダに自動仕分けする。
- 特定の件名を持つメールを自動的に削除する。
- 特定のキーワードを含むメールを自動的に既読状態にする。
など、様々な使い方があります。Outlookの仕分けルールを使いこなして、効率的なメールの管理を実現しましょう。
メールが仕分けされない・・・
Outlookのメールが仕分けされない・・・という事象について解説します。
ちなみに、筆者の環境は、
Microsoft365をデスクトップ版のOutlookで使用
他の環境でも同じかと思いますので、適宜読み替えてください。
仕分けルールの容量制限？
Outlookの仕分けルールは 256KB までの容量制限があります。
細かくいろいろ設定していると、これを超えてしまうことがあります。ん～微妙な仕様ですね。
うちの会社だと、仕訳ルールの設定を凝りまくっている人が多々いらっしゃいまして、たまにお問い合わせいただくこともあります。
筆者なんて、受信トレイ → 読み終わったらアーカイブ (終わり) なんですけどね。。。
脱線しちゃいましたが、この仕訳ルールの容量を超えると
仕分けルールが効かない
ことが、あります。。。
ちゃんとルールが反映しているのか、確認してみる
OWA(Outlook Web Access) で仕分けルールを確認してみてください。
すると以下のようなメッセージが表示されていませんか？
”選択したルールは現在表示できません。デスクトップ版Outlookで表示してください。低優先メール用に作成したルールを編集することはできません”
このメッセージが出るということは、
デスクトップ版で見ると、正しく設定されているように見えるが、ルールは容量オーバーでちゃんと反映されていない。(可能性が高い)
仕分けルールの容量チェック
容量の使用量をチェックする方法は無い。
しかし使用量の目安は、仕分けルールをエクスポートすることで知ることはできます。
ホーム → ルール → 仕分けルールの通知と管理 → オプション
オプションウインドウで 仕訳ルールをエクスポート
拡張子rwzの形式で保存を求められるので、適当に名前を付けて保存。
保存したファイルを右クリック→プロパティで容量を確認しよう。
すると容量が確認できる。256KB超過の目安になはなりますので。
対処方法は？
仕分けルールをいくつか削除しよう。
容量上限の256KBは拡張できないので不要なルールを削るくらいしか方法が無いのだ。
